Export zu Word
Der schnellste Weg, die Präsentation in ein Worddokument zu bringen, ist das Menü Datei / Senden an - Microsoft Word. Sie haben die Auswahl zwischen dem Versand der Folien mit Notizen oder ohne Notizen und der Übergabe der Gliederung. Wenn Sie auf die Notizen verzichten, werden in Word neben oder unter der Folie Schreiblinien angebracht.
Bei Notizen oder Leerzeilen neben der Folie passen maximal 3 Folien auf eine DIN-A4-Seite. Word erstellt eine Tabelle mit drei Spalten:
- in der ersten Spalte werden die Foliennummern aufgelistet,
- die mittlere Spalte nimmt die Folien in Kleinformat auf
- die rechte Spalte ist entweder für die Notizen oder die Leerzeilen.
Notizen oder Leerzeilen unterhalb der Folien erzeugt eine A4-Seite mit einer Folie im oberen Bereich und den Notizen oder Schreiblinien im unteren Teil. Es gibt zwei Vorteile gegenüber dem Ausdruck direkt aus Powerpoint: Die Notizen können beliebig formatiert werden (was in Powerpoint nur in der Notizenseiten-Ansicht möglich ist, nicht aber im Vorschaufenster für die Notizen) und die Notizen können beliebig lang sein (Powerpoint schneidet nach einer halben A4-Seite den Text ab).
Wählen Sie zwischen Einfügen und Verknüpfung einfügen. Beim Einfügen haben die Folienbilder in Word keine Verbindung mehr zu Powerpoint, Änderungen an den Folien in der Präsentation wirken sich nicht auf die Folien in Word aus. Verknüpfungen sind dagegen ständig in Kontakt mit Powerpoint, jede Änderung in der Präsentation wirkt sich im Worddokument aus. Eine Verknüpfung erzeugt allerdings zum Teil immens große Worddokumente.
Der große Vorteil gegenüber dem Ausdruck der Handzettel direkt aus Powerpoint ist die Bearbeitungsmöglichkeit. Word erstellt eine normale Tabelle, die Sie mit Rahmen versehen können. Sie können eine Kopf- oder Fußzeile kreieren (der Dateiname mitsamt Pfad zur Präsentation ist hier bestens aufgehoben!). Es lassen sich Texte dazuschreiben oder löschen. Sie können auf einfache Art zwei unabhängige Skripte erstellen: eines für sich selber und eines für die Zuhörer.
Gut geeignet ist die Zusammenarbeit mit Word auch als Dokumentation der Präsentationen. Wenn Sie jede Präsentation auf diese Art nach Word exportieren und eventuell ausdrucken, haben Sie jederzeit eine Art von Katalog zur Verfügung. Kommt dann ein Mitarbeiter mit einem diffusen Wunsch nach einer "schönen" Folie können Sie ihm den Ordner in die Hand drücken und er kann sich ein Muster aussuchen.
