Dateigröße
Woran liegt es, dass eine Präsentation eine gigantische Dateigröße erreicht, obwohl die Datei keine Veranlassung dazu gibt? Klar, bei 150 Folien mit jeweils drei Fotos auf den Folien wird sich niemand über Dateigrößen im Megabyte-Bereich wundern. Aber wenn eine kleine Präsentation plötzlich wie ein Ballon anschwillt?
Wie häufig - es gibt mehrere Ursachenkomplexe, die als Übeltäter in Frage kommen.
- Schnellspeicherung
Der erste Verdächtige ist die eingeschaltete Schnellspeicherung.
Damit werden auch gelöschte Elemente nicht aus der Datei entfernt, sondern lediglich als "gelöscht" gekennzeichnet. Neue Teile werden angehängt.
Deaktivieren Sie auf jeden Fall unter Extras / Optionen / Speichern die Schnellspeicherung, sie führt nicht nur zu riesigen Dateien, sondern verursacht auch viele Fehler und Probleme. - Vorschaugrafik
Zwar nur einen kleinen, aber immerhin spürbaren Effekt hat die Aktivierung der "Vorschaugrafik" für die Dateivorschau beim Datei / Öffnen. Kontrollieren Sie das Häkchen bzw. das Fehlen eben dieses Häkchens in Datei / Eigenschaften. - Eingebettete TrueType-Fonts
Schriften, die beim Speichern eingebettet werden, können wahre Speicherfresser sein.
Kontrollieren Sie im Menü Speichern unter..., ob TrueType-Schriften eingebettet sind. Sie sehen das an einem Häkchen vor "TrueType einbetten". Und wenn schon ein Einbetten notwendig ist, dann sollten Sie möglichst nur die verwendeten Zeichen einbetten. - Speichern im älteren Format
Ab Powerpoint 97 können Bilder beim Einfügen komprimiert werden. Wird die Präsentation im Dateiformat 97 oder 2000 oder 2002 gespeichert, bleibt die Größe der Datei passabel.
Im alten Format (95 und älter) schwillt die Größe beträchtlich an; genauso auch im dualen Format 95 & 97 & 2000.
Vergleich der Version
- PPT (97-2002, normales Format) 2,30 MB
- PPT 97-2002 & 95 (duales Format) 6,9 MB - Kopieren und einfügen über die Zwischenablage
Dieser Weg ist problematisch, weil je nach Ausgangsprogramm die Objekte in einem quasi "dualen" Formt gespeichert werden. Zum einen werden die Objekt-Informationen für Powerpoint aufbereitet; zum anderen hält PPT alle Informationen bereit, um das Objekt später im Ursprungsprogramm wieder bearbeiten zu können. Das Ursprungsprogramm wird als OLE-Server eingebettet. Das kann eine enorme Datenmenge sein.
Ob ein OLE-Server als Schuldiger für die Dateigröße in Frage kommt, erkennen Sie in der Präsentation unter Datei / Eigenschaften / Inhalte. Dort werden alle eingebetteten OLE-Server aufgelistet.
Sie können das sehr schön sehen, wenn Sie einen Ausschnitt aus einer Excel-Tabelle kopieren und nach Powerpoint einfügen. Selbst, wenn die Excel-Tabelle längst gelöscht wurde, stellt Powerpoint nach einem Doppelklick auf dem Tabellenausschnitt die gesamte Tabelle sofort wieder her. - Kopieren und einfügen von Bildern
Ein Bild oder eine Grafik wird in das Windows-eigenes Bildformat (WMF oder EMF - ja nach Ausgangsbild) umgewandelt. Besser wäre es, das Bild im Ursprungsprogramm als JPG oder PNG zu speichern und dann mit Einfügen / Grafik aus Datei in Powerpoint einzufügen.
Bitmaps sollten möglichst gar nicht mit "Kopieren - Einfügen" auf die Folie gebracht werden. PPT erzeugt eine WMF-Datei, die nicht komprimiert werden kann. Falls das Bitmap nicht als JPG oder PNG im Ursprungsprogramm gespeichert werden kann, können Sie das Bild alternativ auch in Powerpoint mit Bearbeiten / Inhalt einfügen als JPG einfügen. - Auflösung der Bilder
Für die Bildschirmpräsentation sollte kein Bild mehr als 1024x768 Pixel beinhalten - je mehr Pixel ein Bild beinhaltet, desto größer wird. Die Qualitätssteigerung bei mehr Pixeln findet ihre Grenze in der Pixelanzahl, die der Monitor darstellen kann.
Eine Auflösung von 1024x768 Pixeln für den normalen Bildschirm ist also das Maximum für ein Bild, Bilder mit mehr Pixeln werden nur speicherintensiver, nicht besser. Innerhalb von PPT kann die Pixelanzahl eines Bildes nicht verändert werden. Dazu benötigt man Photo-Bearbeitungsprogramme wie Photoshop, Paintshop oder so ähnlich. - Komprimieren der Bilder
Ab PPT 2002 (XP) können Bilder zusätzlich komprimiert werden, indem Sie die Auflösung für den Bildschirm verwenden und nicht die höhere Druckauflösung. Klicken Sie im Menü Datei / Speichern unter auf den Befehl Extras / Bilder komprimieren. Wählen Sie eine andere Auflösung, lassen Sie aktiviert, dass die Bilder komprimiert werden und dass zugeschnittene Bildbereiche gelöscht werden.
24.10.2005
